CRM для тендеров и оцифровка работы с постоянными клиентами

Компания занимается монтажем и техническим обслуживанием систем безопасности. Работают в двух сложнейших сегментах: госзакупки и B2B.

О компании

Неиспользованный ресурс: Компания оплачивала тариф Битрикс24 Профессиональный, но использовала его возможности лишь на 10%, планируя переход на более простой тариф.

3.

2.

Ручное управление рисками: Согласование тендерной документации держалось на ручной проверке файлов в папках, что замедляло подачу заявок.

Менеджеры привыкли вести график звонков в Excel: «Январь — позвонил, Февраль — позвонил». Это работало для сотрудника, но блокировало развитие для руководителя:

«Как я могу посмотреть в январе, кому он позвонил и какие были результаты? В Excel я не уверен, а в Битрикс искать сложно».

Кроме того, процесс согласования участия в торгах требовал от собственника ручного вмешательства, даже если сумма контракта была небольшой.

Компания пришла к нам с запросом на диагностику портала. Часть рабочих процессов велась по старинке в Excel. Инструменты управления не успевали за темпом роста компании.
В работе постоянно находится 10-20 тендеров, а на регулярном обслуживании более 100 постоянных клиентов. Однако инструменты управления не успевали за темпом компании.

Мы не стали ломать привычки, а предложили инструменты, задействовав функционал тарифа Битрикс24 Профессиональный.

Наше решение

Спроектировали архитектуру отчетности для оценки результативности тендерного направления:

Дашборды(BI конструктор Битрикс24): Отображение статистики по количеству и объему торгов в разрезе периодов. Переход от интуитивного контроля к управлению на основе данных. Собственник получает наглядную картину конверсии, понимая реальный показатели тендерного отдела и причины потерь.

История коммуникаций: Руководитель теперь видит не просто «галочку» в ячейке Excel, а может прослушать звонок, прочитать комментарий и увидеть всю хронологию работы с клиентом за год в один клик.

Перенесли историю обслуживания 100+ постоянными клиентами в карточки компаний и сделок, используя Таймлайн и Дела.

Автоматическая генерация задач: Стопроцентная прозрачность сервиса и защита от человеческого фактора. Менеджер физически не может забыть про клиента из-за системных триггеров и напоминаний. Система напомнит сотруднику про периодическое обслуживание.

Совместная работа в режиме реального времени. Не нужно скачивать файлы и плодить версии - правки вносятся в документ прямо из интерфейса задачи.

Битрикс24 Диск: Мы исключили пересылку ссылок к локальным папкам и дублирование файлов. Правки вносятся централизованно, сохраняя единый контекст для всего тендерного отдела. Сотрудники могут работать с документами напрямую с портала.

Если сумма тендера больше 500 000 рублей: Система ставит задачу на согласование руководителю.

Мы убрали микроменеджмент. Руководитель подключается только к стратегически важным, крупным сделкам, а рутина проходит "зеленый коридор" автоматически.

Внедрили логику на базе Роботов и Бизнес-процессов с условием по бюджету:

Если сумма тендера меньше 500 000 рублей: Сделка проходит автоматически, не отвлекая руководителя.

Результат внедрения для бизнеса

Окупаемость ПО

Клиент увидел реальную ценность тарифа Битрикс24 Профессиональный и отказался от идеи перехода на более дешевый и ограниченный тариф.

Прозрачная аналитика

Внедрена отчетность
по выигранным и проигранным тендерам, позволяющая видеть конверсию и суммы потерь, а не просто факт участия.

Удержание клиентов

Риск «забыть» клиента сведен к нулю благодаря системе автоматических регулярных напоминаний, которые, в отличие от Excel, нельзя просто игнорировать.

Скорость принятия решений

Исключено ручное согласование мелких тендеров, что освободило время руководителя для крупных проектов.