Битрикс24 КЭДО - Переход на цифровой HR

Производственная компания со штатом 130 сотрудников. Активно развивающийся бизнес, который ставит в приоритет скорость внутренних коммуникаций и удобство для команды.

О компании

С ростом штата удаленных сотрудников обмен оригиналами документов занимал много времени. Отправка документов курьером, постоянные напоминания сотрудникам о необходимости отправки в главный офис. Отделу кадров требовался инструмент для электронного подписания документов - гарантия, что подписанный документ автоматически вернется в бухгалтерию, а не потеряется
на столе сотрудника.

Нам предстояло реализовать внедрение так, чтобы не сломать текущие процессы, но автоматизировать обмен документами.

Перевести кадровый документооборот в цифровую среду, сохранить юридическую значимость подписания документов без лишних затрат для сотрудников.

Экономия времени: Полная разгрузка бухгалтерии от рутинных запросов «сколько у меня дней?» и «дайте расчетку». Сотрудники получают информацию без визитов в кабинет и отвлечения коллег

Мы синхронизировали корпоративный портал с учетной системой 1С ЗУП, обеспечив сотрудникам прямой доступ к их персональным данным, чтобы сотрудники не бегали в бухгалтерию за каждой справкой

Мы использовали модуль КЭДО на базе Битрикс24, сфокусировались на трех уровнях: юридическая база, автоматизация шаблонов и интеграция.

Наше решение

Обмен данными: Настроили автоматический обмен данными: информация о расчетных листках и доступных днях отпуска передается из 1С ЗУП и отображается в личном профиле сотрудника в Битрикс24.

Удобный поиск: При необходимости HR-специалист может за секунды «поднять» архив и найти конкретный документ определенного сотрудника за любую дату. Не нужно перебирать бумаги в карточке сотрудника.

Централизованный хранилище внутри портала, которое соответствует всем требованиям регуляторов к хранению кадровых документов.

Хранение: Все подписанные файлы автоматически сохраняются в структурированном хранилище Битрикс24. Исключен риск, что сотрудник подпишет бумагу и не вернет её в кадры - система фиксирует всё мгновенно. Описание электронного документа в формате XML — формируется после подписания

Клиент обозначил четкую потребность: инициатором выступает HR, далее документ идет на согласование директору, и только потом - сотруднику. Стандартные сценарии часто работают иначе (сотрудник инициирует), поэтому мы настроили кастомный маршрут.

Сотрудник получает пуш-уведомление (в телефон или на компьютер), переходит в Госключ и подписывает документ нажатием одной кнопки..

Директор получает уведомление в Битрикс24, проверяет тело документа и ставит цифровую подпись.

HR-директор заполняет данные и запускает процесс.

Экономия: Это бесплатно для компании и сотрудника, стоимость КЭДО включена в тариф Битрикс24. Подписание занимает 2 минуты, а документы (заявления на отпуск, приказы, соглашение на обработку персональных данных) получают полную юридическую силу. Компания подписывает со своей стороны КЭП (через КриптоПро).

Вместо покупки платных электронных подписей для каждого сотрудника (что при штате 130 человек выливается в серьезный бюджет), мы использовали интеграцию с приложением «Госключ».

Удобство: Сотрудник один раз регистрируется в приложении через Госуслуги и получает УНЭП (усиленную неквалифицированную электронную подпись).

Результат внедрения для бизнеса

Единое окно

Сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию - всё происходит в смартфоне

Следующий шаг

Прозрачность

Директор по персоналу видит,
на каком этапе «завис» документ, и система автоматически напоминает подписанту о необходимости действия.

Ускорение процессов

Цикл подписания документа сократился с нескольких дней (печать, подпись, передача) до 5 -10 минут.

Экономия бюджета

По предварительным расчетам (для штата 130 человек), отказ от бумаги и логистики документов экономит компании порядка 150 000 – 200 000 рублей в год.