Битрикс24 КЭДО - Переход на цифровой HR
Производственная компания со штатом 130 сотрудников. Активно развивающийся бизнес, который ставит в приоритет скорость внутренних коммуникаций и удобство для команды.
О компании
Проанализируем задачи, предложим решение
и проведем демонстрацию.
и проведем демонстрацию.
Хотите настроить CRM-систему?
Производственная компания со штатом 130 сотрудников. Активно развивающийся бизнес, который ставит в приоритет скорость внутренних коммуникаций и удобство
для команды.
для команды.
О компании
С ростом штата удаленных сотрудников обмен оригиналами документов занимал много времени. Отправка документов курьером, постоянные напоминания сотрудникам о необходимости отправки в главный офис. Отделу кадров требовался инструмент для электронного подписания документов - гарантия, что подписанный документ автоматически вернется в бухгалтерию, а не потеряется
на столе сотрудника.
на столе сотрудника.
Нам предстояло реализовать внедрение так, чтобы не сломать текущие процессы, но автоматизировать обмен документами.
Перевести кадровый документооборот в цифровую среду, сохранить юридическую значимость подписания документов без лишних затрат для сотрудников.
Задачи и цели внедрения КЭДО Битрикс24
С ростом штата удаленных сотрудников обмен оригиналами документов занимал много времени. Отправка документов курьером, постоянные напоминания сотрудникам о необходимости отправки
в главный офис. Отделу кадров требовался инструмент для электронного подписания документов - гарантия,
что подписанный документ автоматически вернется
в бухгалтерию, а не потеряется на столе сотрудника.
в главный офис. Отделу кадров требовался инструмент для электронного подписания документов - гарантия,
что подписанный документ автоматически вернется
в бухгалтерию, а не потеряется на столе сотрудника.
Нам предстояло реализовать внедрение так, чтобы не сломать текущие процессы, но автоматизировать обмен документами.
Перевести кадровый документооборот
в цифровую среду, сохранить юридическую значимость подписания документов без лишних затрат для сотрудников.
в цифровую среду, сохранить юридическую значимость подписания документов без лишних затрат для сотрудников.
Задачи и цели внедрения КЭДО Битрикс24
Разработаем дорожную карту внедрения CRM-системы
Если вы столкнулись с похожими задачами, свяжитесь с нами — мы готовы предложить эффективные решения для вашего бизнеса.
Если вы столкнулись с похожими задачами, свяжитесь с нами — мы готовы предложить эффективные решения для вашего бизнеса.
Расскажите о ваших задачах
Интеграция 1С ЗУП и Битрикс24
Экономия времени: Полная разгрузка бухгалтерии от рутинных запросов «сколько у меня дней?» и «дайте расчетку». Сотрудники получают информацию без визитов в кабинет и отвлечения коллег
Мы синхронизировали корпоративный портал с учетной системой 1С ЗУП, обеспечив сотрудникам прямой доступ к их персональным данным, чтобы сотрудники не бегали в бухгалтерию за каждой справкой
Мы использовали модуль КЭДО на базе Битрикс24, сфокусировались на трех уровнях: юридическая база, автоматизация шаблонов и интеграция.
Наше решение
Обмен данными: Настроили автоматический обмен данными: информация о расчетных листках и доступных днях отпуска передается из 1С ЗУП и отображается в личном профиле сотрудника в Битрикс24.
Организация «сейфа компании» - архив электронных документов
Удобный поиск: При необходимости HR-специалист может за секунды «поднять» архив и найти конкретный документ определенного сотрудника за любую дату. Не нужно перебирать бумаги в карточке сотрудника.
Централизованный хранилище внутри портала, которое соответствует всем требованиям регуляторов к хранению кадровых документов.
Хранение: Все подписанные файлы автоматически сохраняются в структурированном хранилище Битрикс24. Исключен риск, что сотрудник подпишет бумагу и не вернет её в кадры - система фиксирует всё мгновенно. Описание электронного документа в формате XML — формируется после подписания
Автоматизация цепочки электронного подписания документов
Финал: Все стороны получают уведомление о завершении, документ получает штамп электронной подписи.
Клиент обозначил четкую потребность: инициатором выступает HR, далее документ идет на согласование директору, и только потом - сотруднику. Стандартные сценарии часто работают иначе (сотрудник инициирует), поэтому мы настроили кастомный маршрут.
Сотрудник получает пуш-уведомление (в телефон или на компьютер), переходит в Госключ и подписывает документ нажатием одной кнопки..
Директор получает уведомление в Битрикс24, проверяет тело документа и ставит цифровую подпись.
HR-директор заполняет данные и запускает процесс.
Юридическая значимость без затрат (Госключ Битрикс24 + УНЭП)
Экономия: Это бесплатно для компании и сотрудника, стоимость КЭДО включена в тариф Битрикс24. Подписание занимает 2 минуты, а документы (заявления на отпуск, приказы, соглашение на обработку персональных данных) получают полную юридическую силу. Компания подписывает со своей стороны КЭП (через КриптоПро).
Вместо покупки платных электронных подписей для каждого сотрудника (что при штате 130 человек выливается в серьезный бюджет), мы использовали интеграцию с приложением «Госключ».
Удобство: Сотрудник один раз регистрируется в приложении через Госуслуги и получает УНЭП (усиленную неквалифицированную электронную подпись).
Мы использовали модуль КЭДО на базе Битрикс24, сфокусировались на трех уровнях: юридическая база, автоматизация шаблонов и интеграция.
Наше решение
Организация «сейфа компании» - архив электронных документов
Удобный поиск: При необходимости HR-специалист может за секунды «поднять» архив и найти конкретный документ определенного сотрудника за любую дату. Не нужно перебирать бумаги в карточке сотрудника.
Централизованный хранилище внутри портала, которое соответствует всем требованиям регуляторов к хранению кадровых документов.
Хранение: Все подписанные файлы автоматически сохраняются
в структурированном хранилище Битрикс24. Исключен риск, что сотрудник подпишет бумагу и не вернет её в кадры - система фиксирует всё мгновенно. Описание электронного документа в формате XML — формируется после подписания
в структурированном хранилище Битрикс24. Исключен риск, что сотрудник подпишет бумагу и не вернет её в кадры - система фиксирует всё мгновенно. Описание электронного документа в формате XML — формируется после подписания
Юридическая значимость без затрат (Госключ Битрикс24 + УНЭП)
Экономия: Это бесплатно для компании
и сотрудника, стоимость КЭДО включена
в тариф Битрикс24. Подписание занимает 2 минуты, а документы (заявления на отпуск, приказы, соглашение на обработку персональных данных) получают полную юридическую силу. Компания подписывает со своей стороны КЭП (через КриптоПро).
и сотрудника, стоимость КЭДО включена
в тариф Битрикс24. Подписание занимает 2 минуты, а документы (заявления на отпуск, приказы, соглашение на обработку персональных данных) получают полную юридическую силу. Компания подписывает со своей стороны КЭП (через КриптоПро).
Вместо покупки платных электронных подписей для каждого сотрудника (что при штате 130 человек выливается в серьезный бюджет), мы использовали интеграцию с приложением «Госключ».
Удобство: Сотрудник один раз регистрируется в приложении через Госуслуги и получает УНЭП (усиленную неквалифицированную электронную подпись).
Интеграция 1С ЗУП и Битрикс24
Мы синхронизировали корпоративный портал
с учетной системой 1С ЗУП, обеспечив сотрудникам прямой доступ к их персональным данным, чтобы сотрудники не бегали
в бухгалтерию за каждой справкой
с учетной системой 1С ЗУП, обеспечив сотрудникам прямой доступ к их персональным данным, чтобы сотрудники не бегали
в бухгалтерию за каждой справкой
Экономия времени: Полная разгрузка бухгалтерии от рутинных запросов «сколько у меня дней?» и «дайте расчетку». Сотрудники получают информацию
без визитов в кабинет и отвлечения коллег.
без визитов в кабинет и отвлечения коллег.
Обмен данными: Настроили автоматический обмен данными: информация о расчетных листках и доступных днях отпуска передается из 1С ЗУП и отображается в личном профиле сотрудника в Битрикс24.
Автоматизация цепочки электронного подписания документов
Клиент обозначил четкую потребность: инициатором выступает HR, далее документ идет на согласование директору, и только потом - сотруднику. Стандартные сценарии часто работают иначе (сотрудник инициирует), поэтому мы настроили кастомный маршрут.
Финал: Все стороны получают уведомление о завершении, документ получает штамп электронной подписи.
Сотрудник: получает пуш-уведомление
(в телефон или на компьютер), переходит
в Госключ и подписывает документ нажатием одной кнопки.
(в телефон или на компьютер), переходит
в Госключ и подписывает документ нажатием одной кнопки.
Директор: получает уведомление
в Битрикс24, проверяет тело документа
и ставит цифровую подпись.
в Битрикс24, проверяет тело документа
и ставит цифровую подпись.
HR-директор: заполняет данные и запускает процесс.
Результат внедрения для бизнеса
Единое окно
Сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию - всё происходит в смартфоне
Следующий шаг
После внедрения КЭДО Битрикс24 мы приступаем к настройке полноценного облачного HRM-портала.
Прозрачность
Директор по персоналу видит,
на каком этапе «завис» документ, и система автоматически напоминает подписанту о необходимости действия.
на каком этапе «завис» документ, и система автоматически напоминает подписанту о необходимости действия.
Ускорение процессов
Цикл подписания документа сократился с нескольких дней (печать, подпись, передача) до 5 -10 минут.
Экономия бюджета
По предварительным расчетам (для штата 130 человек), отказ от бумаги и логистики документов экономит компании порядка 150 000 – 200 000 рублей в год.
Результат внедрения для бизнеса
Следующий шаг
После внедрения КЭДО Битрикс24 мы приступаем к настройке полноценного облачного HRM-портала.
Единое окно
Сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию - всё происходит в смартфоне.
Экономия бюджета
По предварительным расчетам (для штата 130 человек), отказ от бумаги и логистики документов экономит компании порядка 150 000 – 200 000 рублей в год.
Ускорение процессов
Цикл подписания документа сократился с нескольких дней (печать, подпись, передача) до 5 -10 минут.
Прозрачность
Директор по персоналу видит, на каком этапе «завис» документ, и система автоматически напоминает подписанту о необходимости действия.
Ответы на вопросы по КЭДО Битрикс24
Как обеспечить юридическую значимость подписей сотрудников без выпуска дорогостоящих УКЭП?
Мы настраиваем систему на использование УНЭП (усиленной неквалифицированной электронной подписи), выпускаемой через интеграцию Битрикс24 с «Госключом» или внутренними удостоверяющими центрами. Согласно 63-ФЗ и 377-ФЗ, такая подпись полностью легитимна для большинства кадровых документов (трудовые договоры, доп. соглашения, приказы об отпусках) при условии фиксации этого порядка в локальных нормативных актах (ЛНА) компании.
Можно ли принудительно перевести всех сотрудников на КЭДО в 2026 году?
Зависит от даты начала трудового стажа. Для сотрудников, нанятых после 31 декабря 2021 года, согласие на переход на КЭДО не требуется - работодатель вводит его автоматически. Сотрудники со стажем до этой даты имеют право официально отказаться от электронного формата, и в этом случае компания обязана вести их документы на бумаге. Битрикс24 позволяет эффективно управлять таким гибридным режимом, разделяя потоки цифровых и бумажных документов.
Как реализована двусторонняя синхронизация Битрикс24 КЭДО с «1С:ЗУП» для хранения данных?
Мы настраиваем бесшовный обмен данными через коннектор: кадровый специалист создает документ в 1С:ЗУП, он мгновенно зеркалится в Битрикс24 для подписания сотрудником. После подписания статус и сам файл (включая лог-файлы подписей) автоматически возвращаются в 1С для долговременного хранения. Это гарантирует соблюдение требований по хранению документов личного состава в течение 75 лет.
Какие документы категорически запрещено подписывать в электронном виде в 2026 году?
Несмотря на общую цифровизацию, Приказ об увольнении (за исключением дистанционных работников) обязательно должен быть оформлен и подписан на бумаге - нарушение этого требования является основанием для восстановления сотрудника через суд. Также исключительно бумажным остается акт о несчастном случае на производстве и инструктаж по охране труда (если это не предусмотрено специальными отраслевыми нормами).
Как технически обеспечивается защита персональных данных по 152-ФЗ в облачном КЭДО?
Все данные хранятся в защищенном контуре на серверах на территории РФ. В рамках КЭДО на Битрикс24 реализуется строгое разграничение прав доступа и шифрование каналов передачи данных. Кроме того, согласно требованиям Росархива, раз в 5 лет мы рекомендуем проводить техническую проверку физического состояния носителей электронного архива для подтверждения целостности и читаемости данных.
Читать другие кейсы
Спасибо!
Форма успешно отправлена
Наши специалисты скоро свяжутся с Вами
Заполните форму и мы свяжемся с вами в ближайшее время
Обсудить проект
Заполните форму и мы свяжемся с вами в ближайшее время
Записаться на демонстрацию
© «CloudWay» («Клаудвей»), 2026. Все права защищены
Мы собираем анонимную статистику с помощью cookie и сервисов аналитики, согласно политике обработки персональных данных. Управлять cookie можно в настройках браузера